Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu - File word chuẩn luật mới nhất

Luật sư đã kiểm duyệt

Đảm bảo nội dung

Dễ dàng sử dụng

Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa bên thuê dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ về việc thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa. Hợp đồng có thể bao gồm tư vấn thủ tục hải quan, khai báo hải quan, chuẩn bị chứng từ, giao nhận hàng hóa, vận tải quốc tế, lưu kho hoặc phối hợp xử lý các thủ tục liên quan theo phạm vi được thỏa thuận.

Việc soạn hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu cần xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên, phí dịch vụ, thời hạn thực hiện, hồ sơ cung cấp, trách nhiệm đối với hàng hóa và cách xử lý khi phát sinh chi phí hoặc chậm trễ. Bài viết dưới đây cung cấp mẫu hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu có thể chỉnh sửa, hướng dẫn cách làm và những lưu ý khi sử dụng file Word hoặc PDF để ký kết.

>>> Để tránh mất thời gian, công sức soạn/viết và căn chỉnh đúng chuẩn. Hãy tải ngay bản full chi tiết trên hệ thống của chúng tôi nhé - bộ file đã có sẵn hướng dẫn điền! Chỉ 1 lần tải để sở hữu file có thể in ra và dùng cho các lần sau!

1. Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu là gì?

Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu là thỏa thuận theo đó một bên cung cấp dịch vụ hỗ trợ hoạt động xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa cho bên còn lại và nhận phí dịch vụ theo thỏa thuận.

Tùy nhu cầu thực tế, bên cung cấp dịch vụ có thể thực hiện một hoặc nhiều công việc như:

• Tư vấn quy trình và hồ sơ xuất nhập khẩu.

• Chuẩn bị, kiểm tra và xử lý chứng từ thương mại.

• Thực hiện hoặc hỗ trợ khai báo hải quan theo phạm vi được phép.

• Phối hợp làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành, kiểm dịch hoặc kiểm tra chất lượng khi áp dụng.

• Tổ chức vận tải, giao nhận và lưu kho hàng hóa.

• Theo dõi tình trạng lô hàng, thông báo chi phí và phối hợp xử lý phát sinh.

• Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ thanh toán, đối chiếu chứng từ và bàn giao hàng hóa.

Cần phân biệt hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu với hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Hợp đồng mua bán xác lập quyền và nghĩa vụ của bên bán, bên mua đối với hàng hóa; trong khi hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu tập trung vào công việc hỗ trợ, tổ chức hoặc thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến lô hàng.

Một hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu cũng không mặc nhiên trao cho bên cung cấp dịch vụ quyền đại diện doanh nghiệp thực hiện mọi thủ tục. Nếu cần đại diện làm việc với cơ quan hải quan, hãng vận tải, ngân hàng hoặc bên thứ ba, phạm vi ủy quyền và trách nhiệm liên quan cần được xác định phù hợp.

>>> Theo yêu cầu của người dùng, chúng tôi dã soạn mẫu với điều khoản chi tiết cho: Mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu - bản Word mới nhất

2. Khi nào cần ký hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu?

Doanh nghiệp nên lập hợp đồng khi thuê một đơn vị bên ngoài thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu thường xuyên hoặc theo từng lô hàng có giá trị lớn.

Một số trường hợp phổ biến gồm:

2.1. Thuê dịch vụ khai báo hải quan

Doanh nghiệp thuê đơn vị có đủ điều kiện thực hiện dịch vụ khai báo hải quan hoặc hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ. Hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm cung cấp thông tin hàng hóa, mã HS dự kiến, chứng từ xuất xứ, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và các tài liệu cần thiết khác.

Việc xác định mã HS, trị giá hải quan, xuất xứ và chính sách quản lý hàng hóa phải căn cứ hồ sơ thực tế và quy định áp dụng; không nên mặc nhiên chuyển toàn bộ trách nhiệm pháp lý sang đơn vị dịch vụ nếu doanh nghiệp cung cấp thông tin sai hoặc thiếu.

2.2. Thuê dịch vụ logistics và giao nhận quốc tế

Bên thuê sử dụng dịch vụ vận tải, giao nhận, lưu kho, đóng gói hoặc phối hợp vận chuyển hàng hóa qua biên giới. Hợp đồng cần xác định tuyến vận chuyển, thời gian dự kiến, điểm giao nhận, chi phí vận tải, phí lưu container, lưu bãi và cách xử lý khi hàng chậm hoặc hư hỏng.

2.3. Thuê dịch vụ trọn gói xuất nhập khẩu

Bên cung cấp dịch vụ đảm nhận nhiều công đoạn từ tiếp nhận chứng từ, phối hợp vận chuyển đến hỗ trợ thủ tục hải quan và giao hàng. Với loại hợp đồng này, danh mục công việc phải được mô tả chi tiết để phân biệt khoản phí trọn gói với chi phí bên thứ ba.

2.4. Thuê tư vấn hồ sơ và thủ tục xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp cần hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, tư vấn chính sách mặt hàng, chuẩn bị chứng từ hoặc hướng dẫn quy trình thực hiện. Hợp đồng nên nêu rõ sản phẩm tư vấn, thời hạn phản hồi và giới hạn trách nhiệm của bên tư vấn.

>>> Theo yêu cầu của người dùng, chúng tôi đã soạn riêng mẫu cho: Hợp đồng dịch vụ logistic

3. Căn cứ pháp lý khi soạn hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu

Tùy tính chất giao dịch, các bên cần xem xét những quy định pháp luật có liên quan, bao gồm:

• Bộ luật Dân sự năm 2015 về giao kết, thực hiện hợp đồng dịch vụ và trách nhiệm dân sự.

• Luật Thương mại năm 2005 đối với hoạt động thương mại thuộc phạm vi điều chỉnh.

• Luật Hải quan và các văn bản hướng dẫn về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan.

• Quy định về quản lý ngoại thương, xuất xứ hàng hóa, giấy phép xuất nhập khẩu và quản lý chuyên ngành nếu áp dụng.

• Quy định về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các nghĩa vụ tài chính liên quan.

• Quy định chuyên ngành về vận tải, logistics, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc các thủ tục khác tùy mặt hàng.

Không phải mọi hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu đều áp dụng toàn bộ các văn bản nêu trên. Các bên cần xác định đúng loại dịch vụ, loại hàng hóa, tuyến vận chuyển và tư cách pháp lý của đơn vị cung cấp dịch vụ để lựa chọn quy định phù hợp.

>>> Tải và sử dụng ngay mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ mới nhất - được biên soạn kỹ lưỡng bởi các Luật sư hàng đầu nhé!

4. Mẫu hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu bản tham khảo miễn phí mới nhất

Dưới đây là mẫu hợp đồng tham khảo dành cho doanh nghiệp thuê đơn vị cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu. Mẫu có thể được điều chỉnh cho dịch vụ khai báo hải quan, giao nhận hàng hóa hoặc hỗ trợ thủ tục xuất nhập khẩu theo từng lô hàng.

HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: ……/HĐDV-XNK

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại …………………………, chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ DỊCH VỤ

• Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………

• Mã số doanh nghiệp/mã số thuế: ………………………………………

• Địa chỉ trụ sở: ……………………………………………………………

• Người đại diện: …………………………………………………………

• Chức vụ: …………………………………………………………………

• Điện thoại: ………………………………………………………………

• Email: ……………………………………………………………………

BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU

• Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………

• Mã số doanh nghiệp/mã số thuế: ………………………………………

• Địa chỉ trụ sở: ……………………………………………………………

• Người đại diện: …………………………………………………………

• Chức vụ: …………………………………………………………………

• Điện thoại: ………………………………………………………………

• Email: ……………………………………………………………………

Sau khi trao đổi trên tinh thần tự nguyện và thiện chí, hai bên thống nhất ký hợp đồng với các điều khoản sau:

Điều 1. Đối tượng và phạm vi dịch vụ

1. Bên A thuê Bên B thực hiện dịch vụ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa theo thỏa thuận tại hợp đồng này.

2. Thông tin hàng hóa hoặc lô hàng:

   • Tên hàng: ……………………………………………………………

   • Số lượng, trọng lượng: ……………………………………………

   • Xuất xứ dự kiến: ……………………………………………………

   • Nước xuất khẩu/nước nhập khẩu: …………………………………

   • Cảng đi/cảng đến hoặc địa điểm giao nhận: ………………………

   • Điều kiện giao hàng theo hợp đồng mua bán (nếu có): ……………

   • Thời gian dự kiến thực hiện: ………………………………………

3. Phạm vi dịch vụ của Bên B bao gồm:

   • Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ bộ chứng từ do Bên A cung cấp.

   • Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ xuất nhập khẩu theo phạm vi dịch vụ.

   • Hỗ trợ hoặc thực hiện khai báo hải quan nếu thuộc phạm vi công việc và đáp ứng điều kiện pháp luật.

   • Phối hợp với hãng vận tải, đơn vị giao nhận hoặc kho hàng theo thỏa thuận.

   • Theo dõi tiến độ xử lý lô hàng và thông báo tình trạng cho Bên A.

   • Bàn giao chứng từ, thông tin và kết quả công việc sau khi hoàn thành.

4. Những công việc không thuộc phạm vi dịch vụ: …………………………………

5. Công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng phải được hai bên xác nhận trước khi thực hiện, kèm theo chi phí và thời hạn bổ sung nếu có.

Điều 2. Thời hạn và địa điểm thực hiện

1. Thời hạn hợp đồng từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

2. Thời gian thực hiện từng lô hàng được xác định theo kế hoạch hoặc phụ lục kèm theo.

3. Địa điểm tiếp nhận chứng từ, giao nhận hàng hóa và bàn giao kết quả: ……………

4. Thời gian thực hiện có thể thay đổi do yêu cầu kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền, lịch vận tải, việc bổ sung hồ sơ hoặc các yếu tố khách quan khác.

5. Bên B phải thông báo kịp thời cho Bên A khi phát sinh vấn đề có thể ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ hoặc chi phí.

Điều 3. Phí dịch vụ và các khoản chi phí

1. Phí dịch vụ: ………………………… đồng/lô hàng hoặc theo phương thức tính phí: …………………………

2. Tổng giá trị dự kiến của hợp đồng: ………………………… đồng.

3. Mức phí đã bao gồm/chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng và các khoản chi phí sau: …………………………

4. Các khoản chi phí bên thứ ba như cước vận tải, phí cảng, phí lưu kho, phí lưu container, phí kiểm tra chuyên ngành, thuế và lệ phí nhà nước được xử lý như sau: …………………………

5. Bên B chỉ được yêu cầu Bên A thanh toán chi phí phát sinh ngoài dự toán khi có căn cứ và được Bên A chấp thuận theo cơ chế đã thống nhất.

6. Bên B có trách nhiệm cung cấp bảng đối chiếu chi phí và chứng từ liên quan theo phạm vi trách nhiệm của mình.

7. Các khoản thuế, phí nhà nước được xác định theo quy định áp dụng đối với từng lô hàng, không mặc nhiên được coi là phí dịch vụ của Bên B.

Điều 4. Phương thức và tiến độ thanh toán

1. Bên A thanh toán cho Bên B theo các đợt:

   • Đợt 1: …………% giá trị dịch vụ sau khi ký hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng.

   • Đợt 2: …………% sau khi hoàn thành ………………………………………

   • Đợt 3: Phần còn lại sau khi bàn giao hồ sơ và đối chiếu chi phí.

2. Thời hạn thanh toán mỗi đợt: ………… ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ.

3. Phương thức thanh toán: chuyển khoản hoặc phương thức hợp pháp khác theo thỏa thuận.

4. Thông tin tài khoản của Bên B: …………………………………………………

5. Nếu có khoản thu hộ hoặc thanh toán cho bên thứ ba, hai bên thống nhất chứng từ, thời điểm chuyển tiền và cách đối chiếu riêng.

6. Trường hợp chậm thanh toán, trách nhiệm của bên vi phạm được xác định theo hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng.

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của Bên A

1. Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin, hồ sơ liên quan đến hàng hóa và lô hàng.

2. Chịu trách nhiệm về tính trung thực, hợp pháp của chứng từ do mình cung cấp trong phạm vi pháp luật quy định.

3. Thông báo kịp thời các yêu cầu đặc biệt về bảo quản, đóng gói, vận chuyển hoặc xử lý hàng hóa.

4. Phối hợp với Bên B trong quá trình thực hiện thủ tục và giải quyết vấn đề phát sinh.

5. Thanh toán phí dịch vụ và các khoản chi phí hợp lệ đã thống nhất.

6. Có quyền yêu cầu Bên B cập nhật tiến độ, giải thích chi phí và bàn giao kết quả theo hợp đồng.

7. Có quyền yêu cầu Bên B khắc phục vi phạm thuộc trách nhiệm của mình.

Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của Bên B

1. Thực hiện dịch vụ đúng phạm vi, tiến độ và tiêu chuẩn đã thỏa thuận.

2. Kiểm tra hồ sơ trong phạm vi chuyên môn và thông báo cho Bên A về thông tin thiếu, không thống nhất hoặc có dấu hiệu cần xác minh.

3. Thực hiện nghiệp vụ hải quan, giao nhận hoặc các công việc chuyên ngành trong phạm vi được phép và đáp ứng điều kiện pháp luật.

4. Bảo quản chứng từ, hàng hóa hoặc tài sản được giao theo trách nhiệm thực tế của mình.

5. Thông báo kịp thời về tình trạng lô hàng, các khoản chi phí phát sinh và yêu cầu bổ sung hồ sơ.

6. Không tự ý sửa đổi chứng từ hoặc khai báo thông tin không có căn cứ.

7. Bàn giao hồ sơ, chứng từ và kết quả công việc theo thỏa thuận.

8. Được thanh toán phí dịch vụ và các chi phí hợp lệ theo hợp đồng.

Điều 7. Hồ sơ, chứng từ và khai báo hải quan

1. Bên A cung cấp các chứng từ phù hợp với giao dịch, có thể bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ xuất xứ, giấy phép hoặc tài liệu chuyên ngành khi áp dụng.

2. Danh mục chứng từ cụ thể được xác định theo mặt hàng, loại hình xuất nhập khẩu, phương thức vận tải và quy định hiện hành.

3. Bên B kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ trong phạm vi dịch vụ và thông báo cho Bên A khi phát hiện thiếu sót hoặc thông tin cần xác minh.

4. Bên A có trách nhiệm giải trình, bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin thuộc trách nhiệm của mình.

5. Việc xác định mã HS, trị giá hải quan, xuất xứ và chính sách mặt hàng phải dựa trên hồ sơ thực tế và quy định áp dụng. Trách nhiệm của mỗi bên được xác định theo công việc đã nhận và nguyên nhân phát sinh sai sót.

6. Bên B không được tự ý sử dụng thông tin sai lệch hoặc chứng từ không hợp pháp để thực hiện thủ tục.

Điều 8. Giao nhận và trách nhiệm đối với hàng hóa

1. Địa điểm, thời gian và điều kiện giao nhận hàng hóa: ……………………………

2. Việc bàn giao hàng hóa được xác nhận bằng biên bản, chứng từ vận tải hoặc tài liệu phù hợp.

3. Tình trạng hàng hóa, số lượng, bao bì và dấu hiệu hư hỏng được ghi nhận tại thời điểm bàn giao khi điều kiện thực tế cho phép.

4. Trách nhiệm đối với mất mát, hư hỏng hoặc chậm giao hàng được xác định căn cứ vào phạm vi công việc, thời điểm bàn giao, nguyên nhân phát sinh và quy định pháp luật áp dụng.

5. Nếu Bên B không trực tiếp vận chuyển hoặc lưu giữ hàng hóa mà chỉ làm trung gian điều phối, hợp đồng cần ghi rõ phạm vi trách nhiệm và đơn vị trực tiếp thực hiện.

6. Các vấn đề về bảo hiểm hàng hóa, giới hạn trách nhiệm và quy trình khiếu nại được thỏa thuận tại phụ lục nếu cần.

Điều 9. Bảo mật thông tin

1. Hai bên bảo mật thông tin kinh doanh, dữ liệu khách hàng, giá cả, hồ sơ giao dịch và chứng từ xuất nhập khẩu nhận được trong quá trình thực hiện hợp đồng.

2. Thông tin chỉ được sử dụng cho mục đích thực hiện hợp đồng, trừ trường hợp có sự chấp thuận hợp pháp hoặc phải cung cấp theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

3. Mỗi bên áp dụng biện pháp phù hợp để ngăn ngừa việc tiết lộ, mất mát hoặc sử dụng thông tin trái phép.

4. Nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt theo thời hạn ………… hoặc theo quy định pháp luật.

Điều 10. Vi phạm hợp đồng và bồi thường thiệt hại

1. Bên vi phạm có trách nhiệm thông báo, phối hợp khắc phục và thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng.

2. Phạt vi phạm (nếu có): …………………………………………………………

3. Việc áp dụng phạt vi phạm phải phù hợp với pháp luật điều chỉnh giao dịch.

4. Bên yêu cầu bồi thường có trách nhiệm chứng minh căn cứ phát sinh trách nhiệm, thiệt hại và mối quan hệ nhân quả theo quy định áp dụng.

5. Các khoản phạt, thuế, phí lưu kho, lưu bãi hoặc chi phí phát sinh do sai sót của một bên được xử lý dựa trên nguyên nhân, chứng từ và trách nhiệm đã thỏa thuận.

6. Không bên nào phải chịu trách nhiệm đối với phần thiệt hại mà theo hợp đồng và pháp luật không thuộc trách nhiệm của mình.

Điều 11. Sự kiện bất khả kháng

1. Sự kiện bất khả kháng được xác định theo quy định pháp luật và tình huống thực tế.

2. Bên bị ảnh hưởng phải thông báo cho bên còn lại trong thời gian hợp lý, cung cấp thông tin cần thiết và áp dụng biện pháp phù hợp để hạn chế thiệt hại.

3. Hai bên phối hợp điều chỉnh tiến độ, phương thức giao nhận hoặc kế hoạch xử lý lô hàng khi cần thiết.

4. Việc phân bổ các chi phí phát sinh do sự kiện bất khả kháng được thực hiện theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

Điều 12. Tạm ngừng và chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng chấm dứt trong các trường hợp:

1. Hai bên hoàn thành nghĩa vụ.

2. Hai bên thỏa thuận chấm dứt bằng văn bản.

3. Một bên vi phạm nghĩa vụ cơ bản và không khắc phục trong thời hạn ………… ngày kể từ khi nhận thông báo hợp lệ.

4. Việc tiếp tục thực hiện hợp đồng không thể thực hiện hợp pháp hoặc có căn cứ chấm dứt theo quy định pháp luật.

5. Các trường hợp khác theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

Khi chấm dứt hợp đồng, hai bên đối chiếu phí dịch vụ, chi phí bên thứ ba, tình trạng hàng hóa, chứng từ đã bàn giao và các nghĩa vụ còn tồn tại.

Điều 13. Giải quyết tranh chấp

Mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng và hòa giải. Nếu không đạt được thỏa thuận, mỗi bên có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định pháp luật.

Điều 14. Điều khoản chung

1. Hai bên cam kết thông tin cung cấp là trung thực và có đủ thẩm quyền để ký kết, thực hiện hợp đồng.

2. Mọi sửa đổi, bổ sung phải được xác nhận bằng văn bản hoặc hình thức có giá trị pháp lý phù hợp.

3. Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ……/……/……, trừ khi các bên có thỏa thuận khác phù hợp pháp luật.

4. Hợp đồng được lập thành ………… bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ ………… bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu có)

>>> Để tránh mất thời gian, công sức soạn/viết và căn chỉnh đúng chuẩn. Hãy tải ngay bản full chi tiết trên hệ thống của chúng tôi nhé - bộ file đã có sẵn hướng dẫn điền! Chỉ 1 lần tải để sở hữu file có thể in ra và dùng cho các lần sau!

5. Cách làm hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu

Khi soạn hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu, doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự sau để bảo đảm các điều khoản phản ánh đúng giao dịch thực tế.

Bước 1: Xác định loại dịch vụ

Làm rõ bên cung cấp thực hiện khai báo hải quan, tư vấn chứng từ, giao nhận, vận tải, lưu kho hay dịch vụ trọn gói. Không nên dùng một mô tả chung như “thực hiện toàn bộ thủ tục xuất nhập khẩu” nếu không có danh mục công việc cụ thể.

Bước 2: Xác định hàng hóa và phạm vi lô hàng

Ghi rõ tên hàng, số lượng, trọng lượng, xuất xứ, nước xuất khẩu hoặc nhập khẩu, điểm giao nhận và thời gian dự kiến. Nếu hợp đồng áp dụng cho nhiều lô hàng, có thể lập phụ lục hoặc đơn đặt dịch vụ riêng cho từng lô.

Bước 3: Lập bảng phí dịch vụ

Phân biệt phí dịch vụ với cước vận tải, phí cảng, phí lưu kho, thuế và các khoản thu hộ. Quy định rõ cách phê duyệt chi phí phát sinh và chứng từ cần cung cấp.

Bước 4: Xác định trách nhiệm chứng từ

Liệt kê các hồ sơ Bên A phải cung cấp và công việc Bên B chịu trách nhiệm thực hiện. Xác định quy trình xử lý khi chứng từ thiếu, sai hoặc cần điều chỉnh.

Bước 5: Quy định giao nhận và xử lý rủi ro

Làm rõ thời điểm bàn giao hàng hóa, trách nhiệm bảo quản, cách ghi nhận hư hỏng, thời hạn khiếu nại và trách nhiệm đối với chậm trễ.

Bước 6: Rà soát pháp lý và ký kết

Kiểm tra tư cách pháp lý, thẩm quyền ký, điều kiện thực hiện dịch vụ chuyên ngành, điều khoản thanh toán, trách nhiệm vi phạm và cơ chế giải quyết tranh chấp trước khi ký.

6. Hướng dẫn tải hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu file Word và PDF

Khi tìm kiếm file hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu, người dùng nên lựa chọn mẫu có thể chỉnh sửa và phù hợp với loại dịch vụ thực tế. Không nên sử dụng nguyên mẫu nếu hợp đồng liên quan đến hàng hóa đặc thù, nhiều quốc gia, nhiều đơn vị vận chuyển hoặc có cơ chế ủy quyền phức tạp.

6.1. Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu file Word

File Word phù hợp khi cần chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp, phạm vi dịch vụ, bảng phí, lịch trình, trách nhiệm chứng từ và điều khoản thanh toán.

Khi hoàn thiện file Word, cần:

• Điền đầy đủ thông tin pháp lý của hai bên.

• Điều chỉnh điều khoản theo loại dịch vụ thực tế.

• Bổ sung phụ lục hàng hóa, bảng phí hoặc danh mục chứng từ nếu cần.

• Kiểm tra số liệu, ngày tháng, tên doanh nghiệp và thẩm quyền người ký.

• Lưu bản cuối cùng trước khi in hoặc ký điện tử theo phương thức hợp pháp.

6.2. Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu PDF

File PDF phù hợp để lưu trữ, gửi bản hoàn chỉnh hoặc hạn chế thay đổi bố cục khi chia sẻ. Trước khi chuyển sang PDF, nên kiểm tra lỗi định dạng, số trang, bảng biểu, phần chữ ký và các phụ lục đi kèm.

Nếu cần chỉnh sửa nội dung, nên giữ bản Word gốc để cập nhật trước khi xuất lại PDF. Khi ký điện tử, cần sử dụng phương thức đáp ứng quy định pháp luật áp dụng.

6.3. Những nội dung cần kiểm tra trước khi tải và sử dụng

Trước khi sử dụng mẫu hợp đồng, cần kiểm tra:

• Mẫu có phù hợp với dịch vụ khai báo hải quan, giao nhận hay logistics trọn gói không.

• Có phân biệt phí dịch vụ với các khoản thu hộ không.

• Có điều khoản về chứng từ, giao nhận và trách nhiệm đối với hàng hóa không.

• Có quy định về chi phí phát sinh, lưu kho, lưu bãi và chậm trễ không.

• Có điều khoản bảo mật, xử lý vi phạm và giải quyết tranh chấp không.

Tên file hoặc định dạng Word/PDF không bảo đảm mẫu hợp đồng đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý. Các bên cần rà soát nội dung trước khi ký.

7. Những sai sót thường gặp khi soạn hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu

7.1. Phạm vi dịch vụ không rõ ràng

Nếu hợp đồng chỉ ghi “dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói” mà không liệt kê đầu việc, các bên có thể tranh chấp về những khoản phí và công việc đã bao gồm.

7.2. Không xác định trách nhiệm đối với chứng từ sai

Sai sót chứng từ có thể phát sinh từ dữ liệu của doanh nghiệp, việc xử lý của đơn vị dịch vụ hoặc sự phối hợp giữa nhiều bên. Hợp đồng cần quy định quy trình kiểm tra, thông báo, sửa đổi và xác định trách nhiệm dựa trên nguyên nhân thực tế.

7.3. Không kiểm soát chi phí phát sinh

Phí lưu container, lưu bãi, lưu kho hoặc phí xử lý bổ sung có thể tăng khi lô hàng chậm. Hợp đồng nên xác định ai có quyền phê duyệt, cách thông báo và chứng từ cần có.

7.4. Nhầm lẫn giữa hợp đồng dịch vụ và hợp đồng mua bán quốc tế

Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu không mặc nhiên thay thế hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Nếu bên dịch vụ đồng thời mua bán hoặc nhận ủy thác xuất nhập khẩu, cần xác định đúng bản chất giao dịch và lập các thỏa thuận phù hợp.

7.5. Thiếu quy trình khiếu nại và bàn giao hồ sơ

Hợp đồng cần quy định thời hạn phản hồi, chứng từ bàn giao, cách ghi nhận tình trạng hàng hóa và quy trình xử lý khi phát hiện mất mát, hư hỏng hoặc sai lệch.

8. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu

8.1. Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu có bắt buộc công chứng không?

Không phải mọi hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu đều bắt buộc công chứng. Hình thức hợp đồng được xác định theo quy định pháp luật áp dụng và tính chất giao dịch cụ thể. Các bên nên lập văn bản để thuận tiện chứng minh nội dung thỏa thuận.

8.2. Có thể ký hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu theo từng lô hàng không?

Có thể. Các bên có thể ký hợp đồng khung và lập phụ lục hoặc đơn đặt dịch vụ cho từng lô hàng, trong đó ghi rõ hàng hóa, phạm vi công việc, chi phí và thời hạn thực hiện.

8.3. Đơn vị dịch vụ có chịu trách nhiệm về sai sót trong khai báo hải quan không?

Trách nhiệm phụ thuộc vào phạm vi công việc, thông tin do mỗi bên cung cấp, nguyên nhân sai sót và quy định pháp luật áp dụng. Hợp đồng nên quy định rõ trách nhiệm kiểm tra chứng từ, xác nhận thông tin và phối hợp xử lý khi phát hiện sai sót.

8.4. Phí dịch vụ xuất nhập khẩu có bao gồm thuế và phí hải quan không?

Không mặc nhiên bao gồm. Hợp đồng cần ghi rõ phí dịch vụ đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế xuất nhập khẩu, phí hải quan, cước vận tải và các khoản thu hộ khác.

8.5. Nên tải hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu file Word hay PDF?

Word phù hợp để chỉnh sửa thông tin và điều khoản trước khi ký. PDF phù hợp để lưu trữ và gửi bản hoàn chỉnh. Nên giữ bản Word đã rà soát và lưu bản PDF cuối cùng cùng các phụ lục, chứng từ liên quan.

8.6. Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu có thể sử dụng cho dịch vụ logistics không?

Có thể sử dụng nếu nội dung hợp đồng được điều chỉnh phù hợp với phạm vi logistics thực tế. Các công việc như vận tải, lưu kho, giao nhận và quản lý hàng hóa cần được mô tả rõ; đồng thời phải xem xét quy định chuyên ngành tương ứng.

>>> Để tránh mất thời gian, công sức soạn/viết và căn chỉnh đúng chuẩn. Hãy tải ngay bản full chi tiết trên hệ thống của chúng tôi nhé - bộ file đã có sẵn hướng dẫn điền! Chỉ 1 lần tải để sở hữu file có thể in ra và dùng cho các lần sau!

9. Kết luận

Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ thống nhất phạm vi công việc, chi phí, hồ sơ, tiến độ, trách nhiệm đối với hàng hóa và cách xử lý các tình huống phát sinh. Khi soạn hợp đồng, cần đặc biệt chú trọng việc phân biệt phí dịch vụ với các khoản thu hộ, xác định trách nhiệm chứng từ và quy định rõ quy trình giao nhận, khiếu nại.

Khi tìm mẫu hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu file Word hoặc PDF, người dùng nên lựa chọn tài liệu có thể chỉnh sửa, sau đó bổ sung thông tin của các bên và rà soát điều khoản theo lô hàng, loại dịch vụ và quy định pháp luật áp dụng. Với giao dịch có giá trị lớn, hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành hoặc có nhiều bên tham gia, nên kiểm tra hợp đồng kỹ trước khi ký kết.

Hệ thống biểu mẫu văn bản của Mẫu Văn Bản cung cấp tài liệu tham khảo giúp doanh nghiệp xây dựng hợp đồng rõ ràng, thuận tiện điều chỉnh theo nhu cầu thực tế.