Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động là văn bản được lập trong cuộc họp xem xét, xử lý hành vi vi phạm kỷ luật của người lao động. Văn bản này ghi nhận thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, hành vi vi phạm, ý kiến của người lao động, ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và các nội dung được trao đổi trong cuộc họp. Theo Bộ luật Lao động, việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản; Nghị định 145/2020/NĐ-CP cũng quy định nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của những người tham dự theo quy định.

Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động là gì?

Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động là văn bản ghi nhận diễn biến và nội dung của cuộc họp do người sử dụng lao động tổ chức để xem xét hành vi vi phạm kỷ luật của người lao động.

Biên bản không phải là quyết định xử lý kỷ luật lao động. Đây là hai loại văn bản có chức năng khác nhau:

• Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động: ghi nhận quá trình họp, ý kiến và các nội dung được xem xét.

• Quyết định xử lý kỷ luật lao động: là văn bản của người có thẩm quyền áp dụng hình thức kỷ luật sau khi xem xét vụ việc.

Theo Điều 122 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động; người lao động có mặt và có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa; việc xử lý kỷ luật phải được ghi thành biên bản.

Khi nào lập biên bản họp xử lý kỷ luật lao động?

Biên bản được lập khi doanh nghiệp tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật đối với người lao động có hành vi vi phạm nội quy lao động hoặc nghĩa vụ kỷ luật theo quy định.

Một số trường hợp thường gặp:

• Người lao động tự ý nghỉ việc trái quy định;

• Vi phạm thời giờ làm việc, quy định chấm công;

• Không tuân thủ nội quy tại nơi làm việc;

• Vi phạm quy trình, quy định bảo mật của doanh nghiệp;

• Làm mất, hư hỏng tài sản trong trường hợp thuộc phạm vi xử lý kỷ luật;

• Có hành vi vi phạm nội quy lao động đã được doanh nghiệp ban hành hợp pháp;

• Tái phạm hành vi đã bị xử lý kỷ luật trong thời gian chưa được xóa kỷ luật;

• Các hành vi khác được quy định trong nội quy lao động và thuộc trường hợp có thể xử lý kỷ luật.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không được chỉ dựa vào việc người lao động có hành vi bị cho là vi phạm để tự động áp dụng hình thức kỷ luật. Người sử dụng lao động phải chứng minh lỗi và tuân thủ trình tự, thủ tục luật định.

Quy định về cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

Theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, khi phát hiện hành vi vi phạm, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập biên bản vi phạm nếu phát hiện hành vi ngay tại thời điểm xảy ra; nếu phát hiện sau đó thì phải thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.

Trước cuộc họp xử lý kỷ luật, người sử dụng lao động phải thông báo về:

• Nội dung cuộc họp;

• Thời gian họp;

• Địa điểm họp;

• Họ tên người bị xử lý kỷ luật;

• Hành vi vi phạm bị xử lý.

Thông báo phải được gửi cho các thành phần phải tham dự theo quy định và bảo đảm họ nhận được thông báo trước khi cuộc họp diễn ra.

Đặc biệt, nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Người tham dự theo quy định phải ký vào biên bản; nếu có người không ký thì người ghi biên bản phải ghi rõ họ tên và lý do không ký, nếu có.

Thành phần tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật

Tùy trường hợp, cuộc họp cần có các thành phần theo quy định của Bộ luật Lao động và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Thông thường hồ sơ sẽ thể hiện:

1. Người có thẩm quyền hoặc người đại diện người sử dụng lao động;

2. Người lao động bị xem xét xử lý kỷ luật;

3. Đại diện tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu người lao động đang bị xử lý là thành viên;

4. Người đại diện theo pháp luật đối với trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi;

5. Người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động nếu người lao động nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động;

6. Người ghi biên bản;

7. Những người khác có liên quan nếu doanh nghiệp cần mời để làm rõ vụ việc.

Điểm quan trọng là không nên máy móc đưa “công đoàn” vào mọi biên bản. Bộ luật Lao động hiện hành sử dụng khái niệm “tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên”.

Mẫu Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động bản tham khảo mới nhất

CÔNG TY ................................................ Số: ....../BB-KLLĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm ...

BIÊN BẢN HỌP XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

Căn cứ: Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Căn cứ: Nội quy lao động của Công ty ................................................;

Căn cứ: Biên bản vi phạm kỷ luật lao động ngày ... tháng ... năm ...;

Hôm nay, vào lúc ...... giờ ...... phút, ngày ...... tháng ...... năm ......, tại ............................................................, Công ty ................................................ tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động đối với:

Ông/Bà: ............................................................................................................

Ngày sinh: ..............................................................................................................

Chức danh/vị trí công việc: .....................................................................................

Bộ phận: .................................................................................................................

Theo Hợp đồng lao động số: ................................ ký ngày ....../....../..........

I. Thành phần tham dự

1. Đại diện người sử dụng lao động

Ông/Bà: ...................................................................................................................

Chức vụ: .................................................................................................................

2. Người lao động bị xem xét xử lý kỷ luật

Ông/Bà: ...................................................................................................................

Chức danh: ...............................................................................................................

3. Đại diện tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu thuộc trường hợp phải tham dự

Ông/Bà: ...................................................................................................................

Chức vụ: .................................................................................................................

4. Người bảo vệ quyền và lợi ích của người lao động, nếu có

Ông/Bà: ...................................................................................................................

Tư cách tham gia: ....................................................................................................

5. Người ghi biên bản

Ông/Bà: ...................................................................................................................

Chức vụ: .................................................................................................................

6. Thành phần khác, nếu có

..................................................................................................................................

II. Nội dung vụ việc

Cuộc họp tiến hành xem xét hành vi vi phạm kỷ luật lao động của ông/bà:

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

Thời gian xảy ra hành vi:

..................................................................................................................................

Địa điểm xảy ra hành vi:

..................................................................................................................................

Nội dung hành vi bị xem xét:

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

Quy định tại nội quy lao động hoặc quy định có liên quan bị cho là vi phạm:

..................................................................................................................................

III. Các tài liệu, chứng cứ được đưa ra xem xét

Các tài liệu, chứng cứ được đưa ra tại cuộc họp gồm:

1. ............................................................................................................................

2. ............................................................................................................................

3. ............................................................................................................................

4. ............................................................................................................................

Ý kiến về các tài liệu, chứng cứ:

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

IV. Ý kiến của người lao động

Ông/Bà .................................................................................................................... trình bày:

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

Ý kiến giải trình, bào chữa của người lao động:

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

V. Ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở

Ông/Bà .................................................................................................................... đại diện cho .......................................................... có ý kiến:

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

VI. Ý kiến của người sử dụng lao động

Đại diện người sử dụng lao động có ý kiến về hành vi vi phạm:

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

Về mức độ vi phạm:

..................................................................................................................................

Về lỗi của người lao động:

..................................................................................................................................

Về hậu quả/thiệt hại phát sinh, nếu có:

..................................................................................................................................

VII. Ý kiến của các thành viên tham dự

Ông/Bà .................................................................................................................... có ý kiến:

..................................................................................................................................

Ông/Bà .................................................................................................................... có ý kiến:

..................................................................................................................................

Các ý kiến khác:

..................................................................................................................................

VIII. Kết luận cuộc họp

Sau khi xem xét hồ sơ, tài liệu, chứng cứ và ý kiến của những người tham dự, cuộc họp ghi nhận:

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

Việc xác định hình thức xử lý kỷ luật lao động được thực hiện theo quy định của pháp luật, nội quy lao động và thẩm quyền của người sử dụng lao động.

Hình thức xử lý kỷ luật dự kiến/được xem xét:

..................................................................................................................................

Các nội dung cần tiếp tục xác minh, nếu có:

..................................................................................................................................

Cuộc họp kết thúc vào lúc ...... giờ ...... phút cùng ngày.

Biên bản đã được đọc lại cho những người tham dự cùng nghe và được thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

Biên bản được lập thành ...... bản, có giá trị như nhau.

NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (Ký, ghi rõ họ tên)

NGƯỜI LAO ĐỘNG (Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC ĐẠI DIỆN NGƯỜI LAO ĐỘNG (Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG (Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

NGƯỜI THAM DỰ KHÁC, NẾU CÓ (Ký, ghi rõ họ tên)

Trường hợp người tham dự không ký biên bản:

Ông/Bà: ...................................................................................................................

Lý do không ký: ........................................................................................................

Biên bản họp xử lý kỷ luật cần có những nội dung gì?

Một biên bản hoàn chỉnh nên tập trung vào các nhóm thông tin sau:

Thông tin cuộc họp

Bao gồm:

• Tên doanh nghiệp;

• Số biên bản;

• Thời gian;

• Địa điểm;

• Mục đích cuộc họp.

Thông tin người lao động

Cần ghi chính xác:

• Họ tên;

• Chức danh;

• Bộ phận;

• Hợp đồng lao động;

• Các thông tin cần thiết để xác định đúng người bị xử lý.

Hành vi vi phạm

Đây là phần quan trọng nhất của biên bản.

Nên ghi cụ thể:

• Hành vi xảy ra khi nào;

• Xảy ra ở đâu;

• Người lao động thực hiện hành vi gì;

• Quy định nào bị vi phạm;

• Chứng cứ nào chứng minh hành vi;

• Hậu quả thực tế nếu có.

Không nên chỉ ghi chung chung như “vi phạm nội quy công ty” mà không mô tả hành vi cụ thể.

Ý kiến giải trình của người lao động

Biên bản nên phản ánh trung thực phần trình bày của người lao động, kể cả trường hợp người lao động không thừa nhận hành vi hoặc đưa ra tình tiết giảm nhẹ.

Việc này phù hợp với quyền của người lao động được có mặt và tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa.

Ý kiến của tổ chức đại diện người lao động

Nếu thuộc trường hợp tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở tham gia cuộc họp thì ý kiến của đại diện tổ chức này cần được ghi nhận trong biên bản.

Kết luận cuộc họp

Nên ghi nhận kết quả xem xét và các vấn đề cần tiếp tục xử lý.

Nếu doanh nghiệp chưa ban hành quyết định ngay tại cuộc họp thì không nên biến biên bản thành quyết định kỷ luật. Quyết định xử lý kỷ luật được người có thẩm quyền ban hành trong thời hiệu luật định.

Có bắt buộc phải lập biên bản họp xử lý kỷ luật không?

Có.

Điều 122 Bộ luật Lao động quy định việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản. Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định cụ thể rằng nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi cuộc họp kết thúc và có chữ ký của những người tham dự theo quy định.

Do đó, biên bản không chỉ có ý nghĩa hành chính mà còn là tài liệu quan trọng chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện quy trình xử lý kỷ luật.

Người lao động không ký biên bản thì xử lý thế nào?

Trường hợp người tham dự không ký vào biên bản, người ghi biên bản phải ghi rõ họ tên và lý do không ký, nếu có vào nội dung biên bản.

Doanh nghiệp không nên tự ý bỏ trống phần chữ ký hoặc sửa nội dung biên bản sau cuộc họp mà không ghi nhận tình trạng thực tế.

Cuộc họp xử lý kỷ luật phải báo trước bao lâu?

Theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp, họ tên người bị xử lý và hành vi vi phạm ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp, đồng thời phải bảo đảm các thành phần phải tham dự nhận được thông báo trước khi cuộc họp diễn ra.

Đây là một điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi lập hồ sơ kỷ luật.

Một số lỗi thường gặp khi lập biên bản

1. Không thông báo đúng thời hạn

Doanh nghiệp tổ chức họp ngay sau khi phát hiện vi phạm nhưng không thực hiện đúng yêu cầu thông báo trước cuộc họp.

2. Biên bản không ghi nhận ý kiến của người lao động

Biên bản chỉ ghi kết luận của doanh nghiệp mà bỏ qua phần giải trình của người lao động.

3. Không xác định rõ hành vi vi phạm

Nội dung quá chung chung khiến không thể xác định người lao động đã vi phạm điều khoản nào của nội quy.

4. Không có chữ ký hoặc không ghi lý do không ký

Nếu người tham dự không ký, biên bản cần thể hiện rõ họ tên và lý do không ký nếu có.

5. Nhầm biên bản với quyết định kỷ luật

Biên bản là tài liệu ghi nhận cuộc họp; quyết định xử lý kỷ luật là văn bản áp dụng hình thức kỷ luật của người có thẩm quyền.

6. Không kiểm tra thời hiệu

Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo Bộ luật Lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; đối với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ hoặc bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu là 12 tháng.

Hồ sơ xử lý kỷ luật lao động thường gồm những gì?

Tùy vụ việc, doanh nghiệp có thể cần lưu một bộ hồ sơ gồm:

1. Nội quy lao động;

2. Tài liệu chứng minh nội quy đã được thông báo cho người lao động;

3. Biên bản vi phạm hoặc tài liệu ghi nhận hành vi;

4. Chứng cứ chứng minh lỗi;

5. Thông báo họp xử lý kỷ luật;

6. Xác nhận tham dự của các thành phần liên quan;

7. Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động;

8. Quyết định xử lý kỷ luật lao động;

9. Các tài liệu giải trình, bào chữa của người lao động;

10. Các tài liệu khác liên quan đến vụ việc.

Việc lập hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp có căn cứ chứng minh quá trình xử lý đã được thực hiện theo trình tự pháp luật.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động có cần đóng dấu không?

Pháp luật không quy định mọi biên bản họp xử lý kỷ luật lao động đều phải có một con dấu riêng như điều kiện bắt buộc để biên bản có giá trị. Doanh nghiệp nên thực hiện theo quy chế quản lý văn bản và quy định nội bộ phù hợp.

Có thể xử lý kỷ luật nếu người lao động vắng mặt không?

Cần tuân thủ trình tự, thủ tục theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và các quy định liên quan. Doanh nghiệp không nên mặc nhiên coi việc người lao động vắng mặt là đồng nghĩa với việc thừa nhận vi phạm.

Biên bản họp có cần ghi hình thức kỷ luật không?

Có thể ghi nhận nội dung xem xét hoặc kết luận của cuộc họp. Tuy nhiên, cần phân biệt biên bản cuộc họp với quyết định xử lý kỷ luật. Quyết định xử lý kỷ luật là văn bản do người có thẩm quyền ban hành theo quy định.

Biên bản họp xử lý kỷ luật có phải gửi cho người lao động không?

Doanh nghiệp nên quản lý và cung cấp tài liệu theo quy định pháp luật, quy chế nội bộ và yêu cầu của vụ việc. Riêng quyết định xử lý kỷ luật phải được ban hành và gửi đến các thành phần phải tham dự theo quy định tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Tải Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động

Khi lập hồ sơ xử lý kỷ luật, doanh nghiệp nên sử dụng mẫu biên bản có đầy đủ phần thông tin cuộc họp, thành phần tham dự, hành vi vi phạm, chứng cứ, ý kiến giải trình, ý kiến của tổ chức đại diện người lao động và kết luận.

Bạn có thể tham khảo Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động trên hệ thống Mẫu Văn Bản để sử dụng làm cơ sở soạn thảo và điều chỉnh theo nội quy, tình huống thực tế của doanh nghiệp.

Kết luận

Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động là một thành phần quan trọng trong hồ sơ xử lý kỷ luật tại doanh nghiệp. Biên bản cần phản ánh trung thực diễn biến cuộc họp, hành vi bị xem xét, chứng cứ, ý kiến giải trình của người lao động và ý kiến của những người tham dự.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần chú ý các yêu cầu về chứng minh lỗi, thành phần tham dự, quyền tự bào chữa của người lao động, thời hạn thông báo họp, việc thông qua và ký biên bản. Đây là những nội dung có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của quy trình xử lý kỷ luật lao động.

Căn cứ pháp lý chính: Bộ luật Lao động 2019, hiện được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026; Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn có liên quan.