Mẫu quy chế công tác phí trong doanh nghiệp

Luật sư đã kiểm duyệt

Đảm bảo nội dung

Dễ dàng sử dụng

Để bảo đảm việc cử nhân sự đi công tác được thực hiện minh bạch, đúng quy trình và kiểm soát tốt chi phí, nhiều doanh nghiệp xây dựng Quy chế công tác phí làm căn cứ thống nhất cho việc thanh toán các khoản chi phát sinh trong quá trình công tác. Quy chế này giúp doanh nghiệp quy định rõ đối tượng được hưởng công tác phí, định mức chi, thủ tục tạm ứng, thanh toán và trách nhiệm của các bộ phận liên quan.

Mặc dù pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp ngoài khu vực nhà nước phải ban hành quy chế công tác phí riêng, việc xây dựng văn bản này là cần thiết để hoàn thiện hệ thống quản trị nội bộ, tạo sự minh bạch trong quản lý tài chính và làm cơ sở thực hiện các khoản chi theo quy định của pháp luật.

Tại Mẫu Văn Bản, bạn có thể tải Mẫu quy chế công tác phí trong doanh nghiệp File Word chuẩn, trình bày khoa học, dễ chỉnh sửa và phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Mẫu quy chế công tác phí trong doanh nghiệp là gì?

Quy chế công tác phí trong doanh nghiệp là văn bản nội bộ quy định việc quản lý, thanh toán và quyết toán các khoản chi phục vụ người lao động khi được doanh nghiệp cử đi công tác.

Nội dung quy chế thường bao gồm:

• Đối tượng áp dụng.

• Nguyên tắc thanh toán công tác phí.

• Các khoản chi được thanh toán.

• Định mức chi.

• Thủ tục tạm ứng và quyết toán.

• Thẩm quyền phê duyệt.

• Trách nhiệm của các bộ phận liên quan.

Quy chế được sử dụng để làm gì?

Biểu mẫu giúp:

• Thống nhất chính sách công tác phí trong doanh nghiệp.

• Kiểm soát chi phí công tác.

• Quy định rõ hồ sơ và thủ tục thanh toán.

• Làm căn cứ giải quyết các khoản chi phát sinh.

• Nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính nội bộ.

>>> Tham khảo mẫu riêng cho: Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp

Khi nào doanh nghiệp nên ban hành quy chế?

Doanh nghiệp nên xây dựng hoặc sửa đổi quy chế khi:

• Thành lập doanh nghiệp hoặc hoàn thiện hệ thống quản trị.

• Phát sinh nhu cầu cử nhân viên đi công tác thường xuyên.

• Điều chỉnh định mức chi hoặc quy trình thanh toán.

• Cập nhật theo chính sách tài chính và thuế hiện hành.

• Thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc phân cấp thẩm quyền phê duyệt.

Căn cứ pháp lý

Việc xây dựng quy chế có thể căn cứ vào:

• Bộ luật Lao động năm 2019.

• Luật Doanh nghiệp năm 2020.

• Luật Kế toán năm 2015.

• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành.

• Điều lệ công ty và các quy định nội bộ khác.

Theo nhận xét của Luật sư Nguyễn Trường Minh (luật sư cố vấn chuyên môn của website Mẫu Văn Bản), doanh nghiệp nên quy định rõ định mức công tác phí, điều kiện thanh toán và hồ sơ chứng minh chi phí để thuận tiện cho công tác quản lý tài chính, kế toán và quyết toán thuế.

>>> Tham khảo mẫu riêng cho: Mẫu quy chế quản lý và sử dụng con dấu

Mẫu quy chế công tác phí trong doanh nghiệp tham khảo

Dưới đây là mẫu Quy chế công tác phí (bao gồm cả công tác trong nước và nước ngoài) được biên soạn chuẩn hóa theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, Luật Thuế TNDN và các quy định hành chính doanh nghiệp mới nhất.

Quy chế này giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, chuẩn hóa quy trình thanh quyết toán và đảm bảo 100% chi phí công tác phí được Thuế công nhận là chi phí hợp lý (được trừ khi tính thuế TNDN).

CÔNG TY/DOANH NGHIỆP: ............................................

Địa chỉ: .....................................................................................

Mã số thuế: ................................................................................

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

......, ngày ...... tháng ...... năm 2026

Số: ....../2026/QC-CTP

QUY CHẾ CÔNG TÁC PHÍ

CÔNG TY: ............................................................................

(Ban hành kèm theo Quyết định số: ....../2026/QĐ-...... ngày ....../....../2026 của [HĐQT / HĐTV / Giám đốc])

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về điều kiện, tiêu chuẩn, định mức, thẩm quyền phê duyệt và quy trình thanh quyết toán các khoản chi phí liên quan đến việc cán bộ, nhân viên (CBNV) đi công tác trong và ngoài nước phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

2. Đối tượng áp dụng: Toàn thể CBNV ký hợp đồng lao động chính thức hoặc thử việc tại Công ty được Cấp có thẩm quyền cử đi công tác.

Điều 2. Điều kiện được hưởng chế độ công tác phí

CBNV được thanh toán công tác phí khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. Có Giấy lệnh công tác / Quyết định cử đi công tác hoặc Kế hoạch công tác được Cấp có thẩm quyền phê duyệt trước chuyến đi.

2. Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao và có Giấy đi đường có xác nhận của nơi đến công tác (hoặc tài liệu chứng minh chuyến đi thực tế).

3. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp, hợp lệ theo quy định của Pháp luật Thuế và Quy chế này.

CHƯƠNG II: ĐỊNH MỨC VÀ CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC PHÍ

Điều 3. Chi phí di chuyển (Vé tàu, xe, máy bay, taxi)

Cấp bậc / Chức danh	Phương tiện di chuyển	Quy định chi tiết
Cấp 1: Chủ tịch, Tổng Giám đốc, Giám đốc	Máy bay, Tàu hỏa, Taxi, Xe công ty	- Máy bay: Hạng Thương gia (Business Class) hoặc Phổ thông linh hoạt. - Taxi/Xe đưa đón: Theo thực tế phát sinh.
Cấp 2: Phó Giám đốc, Giám đốc Khối, Trưởng phòng	Máy bay, Tàu hỏa, Xe khách, Taxi	- Máy bay: Hạng Phổ thông (Economy Class) đối với khoảng cách > 300 km. - Taxi: Tối đa .......... VNĐ/chuyến hoặc theo hóa đơn thực tế.
Cấp 3: Chuyên viên, Nhân viên	Máy bay, Tàu hỏa, Xe khách, Xe buýt	- Máy bay: Hạng Phổ thông (khoảng cách > 500 km và có phê duyệt của Giám đốc). - Xe khách/Tàu hỏa: Ghế ngồi/giường nằm thông thường.

Note: Trường hợp CBNV sử dụng phương tiện cá nhân (ô tô, xe máy) đi công tác: Mức phụ cấp xăng xe được tính theo định mức .......... VNĐ/km dựa trên khoảng cách Google Maps thực tế giữa 2 điểm.

Điều 4. Chi phí lưu trú (Khách sạn / Nhà nghỉ)

Chi phí lưu trú được thanh toán theo 01 trong 02 hình thức: Thanh toán theo hóa đơn thực tế (không vượt hạn mức) hoặc Khoán chi phí lưu trú.

1. Trường hợp thanh toán theo Hóa đơn thực tế (Tối đa/người/đêm):

Cấp bậc	Khu vực Đô thị đặc biệt (Hà Nội, TP.HCM)	Các Tỉnh / Thành phố khác	Công tác Nước ngoài
Cấp 1: Giám đốc / Phó GD	Theo thực tế	Theo thực tế	Theo thực tế
Cấp 2: Trưởng / Phó phòng	.................... VNĐ	.................... VNĐ	.................... USD/EUR
Cấp 3: Nhân viên	.................... VNĐ	.................... VNĐ	.................... USD/EUR

(Khuyến khích CBNV Cấp 3 ở ghép 02 người/phòng. Nếu ở lẻ nam/nữ hoặc đi 01 người được tính 100% định mức phòng đơn).

2. Trường hợp Khoán chi phí lưu trú (Không cần hóa đơn khách sạn):

   • Công tác tại Hà Nội, TP.HCM: Khoán .......... VNĐ/người/ngày.

   • Công tác tại các Tỉnh/Thành khác: Khoán .......... VNĐ/người/ngày.

Điều 5. Phụ cấp tiền ăn và Tác nghiệp (Phụ cấp lưu trú)

Phụ cấp tiền ăn và tác nghiệp là khoản chi bồi dưỡng cho người đi công tác, được tính khoán theo ngày (từ ngày đi đến ngày về):

1. Công tác trong nước:

   • Đi về trong ngày (khoảng cách > 30 km): .......... VNĐ/ngày/người.

   • Công tác qua đêm (ngoại tỉnh): .......... VNĐ/ngày/người.

2. Công tác nước ngoài: Khoán .......... USD (hoặc EUR)/ngày/người.

3. Trường hợp Chuyến đi công tác đã được Bên đối tác hoặc Công ty bao cấp toàn bộ tiền ăn/tiệc tiếp khách thì CBNV chỉ được hưởng 50% mức phụ cấp lưu trú nêu trên.

Điều 6. Chi phí Tiếp khách và Chi phí phát sinh khác

• Chi phí tiếp khách trong quá trình công tác phải được đăng ký trong Kế hoạch công tác hoặc có phê duyệt riêng của Giám đốc. Hạn mức tiếp khách thực hiện theo Quy chế Chi tiêu nội bộ.

• Các chi phí phát sinh bắt buộc (Phí cầu đường, phí gửi xe, cước hành lý ký gửi phục vụ công việc, cước điện thoại giao dịch...) được thanh toán 100% theo hóa đơn/chứng từ thực tế.

CHƯƠNG III: QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH QUYẾT TOÁN

Điều 7. Trình tự Tạm ứng công tác phí

1. Lập đề xuất: Tối thiểu 02 ngày trước khi đi công tác, CBNV lập Giấy đề nghị tạm ứng kèm Kế hoạch công tác đã được Trưởng phòng và Giám đốc phê duyệt.

2. Hạn mức tạm ứng: Tối đa 90% tổng dự toán chi phí chuyến đi.

3. Chi tạm ứng: Kế toán kiểm tra và chuyển khoản/chi tiền mặt cho CBNV trước khi khởi hành.

Điều 8. Trình tự Thanh quyết toán công tác phí

1. Thời hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chuyến công tác, CBNV phải nộp đầy đủ Hồ sơ thanh toán về Phòng Kế toán.

2. Bộ Hồ sơ thanh quyết toán công tác phí hợp lệ gồm:

   • Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu Công ty).

   • Quyết định cử đi công tác / Kế hoạch công tác đã duyệt.

   • Giấy đi đường có đóng dấu xác nhận của Nơi đến (hoặc vé máy bay, thẻ lên máy bay - Boarding pass, xác nhận lịch trình).

   • Vé tàu/xe, hóa đơn tài chính (Hóa đơn điện tử) tiền phòng khách sạn, hóa đơn tiếp khách, biên lai thu phí cầu đường...

   • Báo cáo kết quả công tác (dành cho Cấp Trưởng phòng trở lên hoặc các chuyến công tác dài ngày).

3. Thanh toán: Kế toán rà soát hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc, trình Giám đốc duyệt và thực hiện thu hồi tiền thừa hoặc chi bổ sung cho CBNV.

CHƯƠNG IV: TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Trách nhiệm của các bộ phận

1. Người đi công tác: Chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của các hồ sơ, hóa đơn nộp thanh toán. Mọi hành vi kê khai khống chi phí sẽ bị kỷ luật và bồi thường 100% số tiền vi phạm.

2. Trưởng bộ phận: Chịu trách nhiệm thẩm định tính cần thiết và hiệu quả của chuyến đi công tác của nhân viên cấp dưới.

3. Phòng Kế toán - Tài chính: Hướng dẫn, kiểm tra tính pháp lý của chứng từ; tuân thủ quy định Thuế TNDN và Thuế TNCN đối với khoản chi công tác phí.

Điều 10. Hiệu lực thi hành

1. Quy chế này gồm IV Chương, 10 Điều, có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

2. Mọi quy định về công tác phí trước đây trái với Quy chế này đều bị hủy bỏ.

Nơi nhận: - Ban Giám đốc (để b/c); - Phòng Kế toán - Tài chính (để t/h); - Các Phòng/Ban/Chi nhánh (để biết); - Lưu: VT, Kế toán.	TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ / HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊNHOẶC GIÁM ĐỐC / TỔNG GIÁM ĐỐC(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
	[HỌ VÀ TÊN]

>>> Để tránh mất thời gian, công sức soạn/viết và căn chỉnh đúng chuẩn. Hãy tải ngay trên hệ thống của chúng tôi nhé - bộ file đã có sẵn hướng dẫn điền! Chỉ 1 lần tải để sở hữu file có thể in ra và dùng cho các lần sau!

Lưu ý cốt lõi để Chi phí công tác phí "An toàn với Thuế":

Khoán tiền ăn / Phụ cấp lưu trú:

1. Mức chi khoán tiền ăn/đi lại được quy định cụ thể trong Quy chế công tác phí hoặc Hợp đồng lao động thì KHÔNG bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động và ĐƯỢC TRỪ khi tính thuế TNDN (không bắt buộc phải có hóa đơn tài chính cho khoản phụ cấp này, chỉ cần Quyết định cử đi công tác + Giấy đi đường/Vé máy bay).

Hóa đơn Tiền phòng khách sạn & Vé máy bay:

• Tất cả hóa đơn/chứng từ có giá trị từ 20 triệu VNĐ trở lên bắt buộc phải thanh toán chuyển khoản từ Tài khoản ngân hàng Công ty (hoặc Tài khoản thẻ tín dụng công ty cấp cho nhân viên).

• Nếu nhân viên dùng thẻ cá nhân thanh toán tiền vé máy bay/khách sạn, Công ty phải có Quy chế cho phép nhân viên thanh toán tạm bằng tài khoản cá nhân, sau đó Công ty chuyển khoản hoàn trả lại tài khoản nhân viên thì Thuế mới chấp nhận.

Thẻ lên máy bay (Boarding Pass):

1. Nên yêu cầu nhân viên giữ lại Thẻ lên máy bay (bản giấy hoặc ảnh chụp Boarding pass điện tử) kẹp cùng Bảng kê cuống vé để làm bằng chứng chứng minh chuyến đi thực tế.

>>> Với hơn 50 Mẫu quy chế File Word chuẩn mới nhất được biên soạn kỹ lưỡng cho từng trường hợp. Bạn hãy tìm trên hệ thống, tải và sử dụng ngay nhé!

Nội dung cơ bản của Mẫu quy chế công tác phí

Chương I. Quy định chung

Bao gồm:

• Mục đích ban hành.

• Phạm vi điều chỉnh.

• Đối tượng áp dụng.

• Nguyên tắc thanh toán công tác phí.

Chương II. Nội dung công tác phí

Quy định các khoản chi như:

• Chi phí đi lại.

• Chi phí lưu trú.

• Tiền thuê phòng nghỉ.

• Phụ cấp công tác.

• Chi phí hội nghị, hội thảo (nếu được giao nhiệm vụ).

• Các khoản chi hợp lý khác theo quyết định của doanh nghiệp.

Chương III. Tạm ứng và thanh toán

Nêu rõ:

• Điều kiện tạm ứng.

• Hồ sơ thanh toán.

• Thời hạn quyết toán.

• Chứng từ cần cung cấp.

• Trình tự phê duyệt.

Chương IV. Trách nhiệm thực hiện

Quy định trách nhiệm của:

• Người được cử đi công tác.

• Người quản lý trực tiếp.

• Bộ phận kế toán.

• Người phê duyệt chi phí.

Chương V. Điều khoản thi hành

Bao gồm:

• Hiệu lực của quy chế.

• Trách nhiệm tổ chức thực hiện.

• Việc sửa đổi, bổ sung quy chế.

>>> Tham khảo mẫu riêng cho: Quy chế sử dụng xe ô tô công ty

Một số lưu ý khi xây dựng quy chế

Để quy chế dễ áp dụng và phù hợp với hoạt động thực tế, doanh nghiệp nên:

• Quy định cụ thể định mức công tác phí theo từng khu vực hoặc cấp chức danh.

• Xác định rõ các khoản chi được thanh toán và các khoản không được thanh toán.

• Quy định đầy đủ hồ sơ, chứng từ và thời hạn quyết toán.

• Bảo đảm quy chế phù hợp với chính sách tài chính, kế toán và thuế của doanh nghiệp.

• Rà soát, cập nhật định kỳ khi có thay đổi về quy mô hoạt động hoặc quy định pháp luật.

Theo chia sẻ của Luật sư Hà Thanh Trang (luật sư cố vấn chuyên môn của website Mẫu Văn Bản), doanh nghiệp nên ban hành đồng thời các biểu mẫu như giấy đề nghị đi công tác, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán công tác phí và quyết định cử đi công tác để quy trình thực hiện được thống nhất và thuận tiện hơn.

Vì sao nên tải mẫu tại Mẫu Văn Bản?

Khi tải biểu mẫu tại Hệ thống mẫu văn bản, bạn sẽ nhận được:

• File Word chuẩn, dễ chỉnh sửa.

• Trình bày chuyên nghiệp, khoa học.

• Có mẫu tham khảo đầy đủ.

• Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

• Dễ điều chỉnh theo quy mô và chính sách của từng đơn vị.

• Tiết kiệm thời gian xây dựng văn bản nội bộ.

Kết luận

Mẫu quy chế công tác phí trong doanh nghiệp là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các khoản chi phục vụ hoạt động công tác, bảo đảm tính minh bạch trong thanh toán và tạo cơ sở thống nhất cho việc kiểm soát tài chính. Việc xây dựng quy chế rõ ràng, phù hợp với thực tế hoạt động và quy định pháp luật sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản trị và hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện.

Nếu bạn đang tìm Mẫu quy chế công tác phí trong doanh nghiệp File Word chuẩn, có mẫu tham khảo mới nhất, hãy tải ngay tại Mẫu Văn Bản để thuận tiện chỉnh sửa và sử dụng.