Phiếu đề xuất mua hàng - file chuẩn, bản đẹp, hướng dẫn làm chi tiết

Luật sư đã kiểm duyệt

Đảm bảo nội dung

Dễ dàng sử dụng

Phiếu đề xuất mua hàng là văn bản nội bộ được sử dụng để đề nghị bộ phận có thẩm quyền xem xét, phê duyệt việc mua hàng hóa, vật tư, thiết bị hoặc dịch vụ phục vụ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức. Phiếu giúp xác định rõ người đề xuất, nhu cầu mua, số lượng, yêu cầu về hàng hóa, thời gian cần hàng và dự kiến chi phí, từ đó làm căn cứ để bộ phận mua hàng hoặc kế toán thực hiện các bước tiếp theo.

Hiện nay, phiếu đề xuất mua hàng được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp, nhà máy, công trường, trường học, bệnh viện, cửa hàng và các đơn vị hành chính. Tùy quy mô và quy trình quản lý, phiếu có thể được lập bằng văn bản giấy hoặc trên phần mềm quản lý nội bộ.

Phiếu đề xuất mua hàng là gì?

Phiếu đề xuất mua hàng là biểu mẫu nội bộ do cá nhân, phòng ban hoặc bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng hóa lập để gửi người có thẩm quyền xem xét việc mua sắm.

Nội dung phiếu thường tập trung vào các thông tin:

• Tên hàng hóa, vật tư hoặc thiết bị cần mua.

• Mã hàng hóa nếu có.

• Đơn vị tính.

• Số lượng.

• Quy cách, chủng loại, thông số kỹ thuật.

• Mục đích sử dụng.

• Thời gian cần hàng.

• Nhà cung cấp đề xuất nếu đã xác định.

• Đơn giá và thành tiền dự kiến.

• Tổng giá trị đề nghị mua.

• Nguồn kinh phí hoặc bộ phận chịu chi phí.

• Ý kiến của các bộ phận liên quan.

• Phê duyệt của người có thẩm quyền.

Phiếu này chủ yếu có tính chất đề xuất và kiểm soát nội bộ, không mặc nhiên thay thế hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, hóa đơn hoặc chứng từ kế toán khi pháp luật và quy trình của doanh nghiệp yêu cầu các tài liệu đó.

Khi nào cần lập phiếu đề xuất mua hàng?

Doanh nghiệp có thể sử dụng phiếu đề xuất mua hàng khi phát sinh nhu cầu mua sắm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

1. Mua văn phòng phẩm

Ví dụ giấy in, mực máy in, bút, sổ sách, hồ sơ, vật tư văn phòng và các dụng cụ phục vụ nhân viên.

2. Mua vật tư sản xuất

Bộ phận sản xuất có thể lập phiếu đề xuất khi lượng nguyên liệu, phụ tùng hoặc vật tư tiêu hao xuống dưới mức tồn kho cần thiết.

3. Mua thiết bị, máy móc

Đối với máy tính, máy in, thiết bị mạng, máy móc sản xuất hoặc thiết bị chuyên dụng, phiếu cần mô tả rõ yêu cầu kỹ thuật để bộ phận mua hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp.

4. Mua vật tư công trình

Đối với công trường xây dựng, phiếu có thể được sử dụng để đề xuất mua thép, xi măng, cát, đá, vật liệu hoàn thiện, thiết bị điện nước hoặc vật tư thi công.

5. Mua hàng hóa phục vụ kinh doanh

Bộ phận kinh doanh hoặc kho có thể đề xuất nhập thêm hàng hóa dựa trên nhu cầu bán hàng, lượng tồn kho hoặc kế hoạch kinh doanh.

Nội dung cần có trong phiếu đề xuất mua hàng

Một phiếu đề xuất mua hàng nên được thiết kế đủ thông tin nhưng không quá phức tạp để người đề xuất và người phê duyệt dễ dàng sử dụng.

Thông tin chung

Phần đầu phiếu thường gồm:

• Tên doanh nghiệp, cơ quan hoặc đơn vị.

• Tên phiếu.

• Số phiếu.

• Ngày lập phiếu.

• Bộ phận đề xuất.

• Người đề xuất.

• Bộ phận sử dụng hàng hóa.

Danh sách hàng hóa cần mua

Đây là phần quan trọng nhất của phiếu. Có thể trình bày dưới dạng bảng:

Đơn giá trong phiếu có thể là giá dự kiến. Giá chính thức có thể được xác định sau khi bộ phận mua hàng khảo sát, lấy báo giá hoặc thực hiện quy trình lựa chọn nhà cung cấp theo quy định nội bộ.

Mục đích mua hàng

Người đề xuất nên ghi rõ hàng hóa được mua để làm gì.

Ví dụ:

Mua bổ sung vật tư văn phòng phục vụ hoạt động của phòng Hành chính trong quý IV/2026.

Hoặc:

Mua bổ sung vật tư điện nước phục vụ thi công hạng mục hoàn thiện tầng 3 của công trình.

Thông tin này giúp người phê duyệt đánh giá sự cần thiết của khoản mua sắm.

Mẫu phiếu đề xuất mua hàng bản tham khảo ngắn gọn mới nhất

Dưới đây là mẫu tham khảo có thể điều chỉnh theo quy trình của từng đơn vị:

TÊN CÔNG TY/ĐƠN VỊ: ........................................ BỘ PHẬN: ............................................................

PHIẾU ĐỀ XUẤT MUA HÀNG

Số: ........../PĐXMH Ngày: ....../....../......

Kính gửi: ....................................................................

Người đề xuất: ................................................................ Bộ phận: ......................................................................... Bộ phận sử dụng: ............................................................

1. Nội dung đề xuất

Căn cứ nhu cầu sử dụng thực tế, tôi/bộ phận ................................ đề nghị xem xét và phê duyệt việc mua các hàng hóa sau:

STT	Tên hàng hóa	Mã hàng	Quy cách/Thông số	ĐVT	SL	Đơn giá dự kiến	Thành tiền
1
2
3
4
						Tổng cộng

Tổng giá trị dự kiến: ........................................................ đồng.

Bằng chữ: ............................................................................

2. Mục đích mua hàng

....................................................................................................

....................................................................................................

3. Thời gian cần hàng

Dự kiến nhận hàng vào ngày: ....../....../......

4. Yêu cầu về hàng hóa

....................................................................................................

....................................................................................................

5. Nhà cung cấp đề xuất

Tên nhà cung cấp: .............................................................. Thông tin liên hệ: ................................................................ Lý do đề xuất: ......................................................................

6. Nguồn kinh phí

....................................................................................................

7. Ý kiến phê duyệt

Người đề xuất (Ký, ghi rõ họ tên)

Trưởng bộ phận (Ký, ghi rõ họ tên)

Bộ phận mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán (Ký, ghi rõ họ tên)

Người có thẩm quyền phê duyệt (Ký, ghi rõ họ tên)

Quy trình sử dụng phiếu đề xuất mua hàng

Tùy quy mô doanh nghiệp, quy trình có thể được thiết kế khác nhau. Một quy trình phổ biến gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng

Bộ phận sử dụng kiểm tra lượng hàng tồn kho, nhu cầu thực tế và kế hoạch công việc để xác định hàng hóa cần mua.

Bước 2: Lập phiếu đề xuất

Người có nhu cầu ghi đầy đủ tên hàng, số lượng, quy cách, mục đích sử dụng và thời gian cần hàng.

Đối với hàng hóa có yêu cầu kỹ thuật, cần ghi rõ thông số để tránh mua sai chủng loại.

Bước 3: Trưởng bộ phận kiểm tra

Trưởng bộ phận xem xét nhu cầu và xác nhận rằng việc mua hàng là cần thiết.

Bước 4: Bộ phận mua hàng xử lý

Sau khi được phê duyệt, bộ phận mua hàng có thể thực hiện:

• Tìm kiếm nhà cung cấp.

• Lấy báo giá.

• So sánh giá và điều kiện cung cấp.

• Kiểm tra chất lượng hàng hóa.

• Đàm phán điều kiện mua hàng.

• Lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng nếu cần.

Bước 5: Phê duyệt mua hàng

Đối với khoản mua có giá trị lớn, doanh nghiệp có thể yêu cầu thêm cấp phê duyệt theo hạn mức ngân sách.

Bước 6: Nhận hàng và hoàn thiện chứng từ

Sau khi hàng được giao, bộ phận nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng và lập các chứng từ liên quan như phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán theo quy trình của đơn vị.

Phân biệt phiếu đề xuất mua hàng và đơn đặt hàng

Hai loại văn bản này có mục đích khác nhau.

Do đó, phiếu đề xuất mua hàng thường là một bước trước đơn đặt hàng trong quy trình mua sắm nội bộ.

Những lỗi thường gặp khi lập phiếu đề xuất mua hàng

Ghi tên hàng hóa quá chung chung

Ví dụ chỉ ghi “máy tính”, “vật tư điện”, “thiết bị văn phòng” mà không ghi model hoặc yêu cầu kỹ thuật.

Điều này có thể dẫn đến việc bộ phận mua hàng lựa chọn sản phẩm không đúng nhu cầu.

Không ghi rõ số lượng

Số lượng cần mua phải được xác định dựa trên nhu cầu thực tế, tồn kho và kế hoạch sử dụng.

Không xác định mục đích mua

Khoản mua không có lý do rõ ràng sẽ gây khó khăn cho quá trình phê duyệt và kiểm soát ngân sách.

Không có cấp phê duyệt

Doanh nghiệp nên quy định rõ người có thẩm quyền phê duyệt theo giá trị hoặc loại hàng hóa.

Nhầm phiếu đề xuất với chứng từ mua hàng

Phiếu đề xuất chỉ thể hiện nhu cầu mua nội bộ. Không nên mặc nhiên coi phiếu này là hợp đồng mua bán, hóa đơn hoặc chứng từ chứng minh giao dịch đã hoàn tất.

Câu hỏi thường gặp về phiếu đề xuất mua hàng

Phiếu đề xuất mua hàng có bắt buộc theo pháp luật không?

• Không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải sử dụng một mẫu phiếu đề xuất mua hàng thống nhất. Đây thường là biểu mẫu quản trị nội bộ do doanh nghiệp hoặc tổ chức xây dựng để kiểm soát hoạt động mua sắm.

Ai được lập phiếu đề xuất mua hàng?

• Thông thường, người trực tiếp có nhu cầu hoặc bộ phận sử dụng hàng hóa sẽ lập phiếu. Quy trình cụ thể phụ thuộc vào quy chế mua sắm của từng đơn vị.

Phiếu đề xuất mua hàng có cần đóng dấu không?

• Việc đóng dấu phụ thuộc vào quy định và quy trình nội bộ. Nếu doanh nghiệp sử dụng phiếu điện tử trên phần mềm quản trị thì có thể áp dụng quy trình phê duyệt điện tử thay cho việc ký, đóng dấu trên bản giấy.

Có thể dùng phiếu đề xuất mua hàng cho việc mua máy móc không?

• Có. Tuy nhiên, đối với máy móc, thiết bị có yêu cầu kỹ thuật cao, phiếu nên bổ sung thông số kỹ thuật, công suất, thương hiệu/model tham khảo, điều kiện bảo hành, thời gian giao hàng và các yêu cầu liên quan.

Phiếu đề xuất mua hàng có thay thế hợp đồng không?

• Không. Phiếu đề xuất chủ yếu phục vụ quá trình đề xuất và phê duyệt nội bộ. Nếu giao dịch cần ký hợp đồng thì doanh nghiệp vẫn phải thực hiện hợp đồng hoặc các chứng từ giao dịch phù hợp.

Tải mẫu phiếu đề xuất mua hàng

Nếu doanh nghiệp đang xây dựng quy trình mua sắm nội bộ, mẫu phiếu nên được thiết kế thống nhất với các biểu mẫu như đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hàng hóa và biên bản nghiệm thu.

Bạn có thể tham khảo và điều chỉnh mẫu phiếu đề xuất mua hàng theo loại hình doanh nghiệp, quy mô mua sắm và quy trình phê duyệt thực tế của đơn vị.

Kết luận

Phiếu đề xuất mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát nhu cầu mua sắm trước khi phát sinh chi phí. Một mẫu phiếu tốt cần thể hiện rõ hàng hóa cần mua, số lượng, quy cách, mục đích sử dụng, thời gian cần hàng, chi phí dự kiến và cấp phê duyệt.

Theo Mẫu Văn Bản, đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, nên liên kết phiếu đề xuất với quy trình báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, đơn đặt hàng, nhập kho và thanh toán để hình thành quy trình mua hàng thống nhất, dễ kiểm soát và hạn chế sai sót.