Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng

Luật sư đã kiểm duyệt

Đảm bảo nội dung

Dễ dàng sử dụng

Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng là văn bản hành chính - kinh tế được lập giữa Bên giao/Bên bán (Nhà cung cấp, Nhà sản xuất) và Bên nhận/Bên mua (Khách hàng, Đơn vị tiếp nhận), hoặc được lập nội bộ giữa Bộ phận Sản xuất/Kho và Bộ phận Kiểm tra chất lượng (KCS)/Kế toán của cùng một doanh nghiệp. Mục đích của biên bản là: Ghi nhận nội dung làm việc về việc kiểm tra, đánh giá thực tế chất lượng lô hàng, sản phẩm, vật tư; Xác nhận số lượng, chủng loại và mức độ lỗi (hư hỏng, không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật) của hàng hóa; và Làm căn cứ pháp lý để các bên:

1. Tiến hành xử lý lô hàng (đổi, trả, giảm giá, tái chế) theo Luật Thương mại 2005.

2. Quy trách nhiệm bồi thường thiệt hại (nếu có).

3. Hạch toán và xử lý tài sản hư hỏng trên sổ sách kế toán theo Luật Kế toán 2015.

Cơ sở pháp lý chính để lập biên bản này là Luật Thương mại 2005 (về nghĩa vụ giao hàng phù hợp với hợp đồng và trách nhiệm đối với hàng hóa kém chất lượng) và Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007 (về yêu cầu chất lượng và tiêu chuẩn áp dụng). Biên bản này là chứng từ bắt buộc cho mọi giao dịch thương mại có phát sinh tranh chấp chất lượng.

>>> Click "TẢI NGAY" Mẫu Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng & File hướng dẫn điền mẫu đơn chi tiết, in ra và sử dụng.

Giải pháp và dịch vụ của Mẫu Văn Bản về Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng

Để hỗ trợ quý khách hàng trong việc lập và thực hiện Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng một cách chính xác và hiệu quả, chúng tôi cung cấp các giải pháp và dịch vụ pháp lý sau đây:

Các biểu mẫu phổ biến gồm:

• Mẫu Phiếu kiểm tra chất lượng hàng hóa.

• Mẫu Biên bản Thỏa thuận xử lý hàng hóa kém chất lượng (Giảm giá/Đổi hàng).

• Mẫu Biên bản xử lý vật tư, hàng hóa bị hư hỏng nội bộ (Hạch toán kế toán).

• Mẫu Báo cáo kết quả thử nghiệm, giám định chất lượng (nếu có bên thứ ba tham gia).

• Dịch vụ tư vấn pháp lý về trách nhiệm bồi thường thiệt hại, chế tài phạt vi phạm hợp đồng do giao hàng kém chất lượng theo Luật Thương mại 2005 và Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007.

Đội ngũ pháp lý của Mẫu Văn Bản hỗ trợ:

• Hỗ trợ rà soát các quy định của Luật Thương mại 2005 để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên khi hàng hóa không phù hợp với hợp đồng.

• Hỗ trợ soạn thảo Mẫu Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng chi tiết, đảm bảo mô tả chính xác và bằng hình ảnh (nếu cần) về các lỗi phát hiện, làm căn cứ cho việc xử lý kế toán và pháp lý.

• Tư vấn về trình tự, thủ tục kiểm tra, giám định chất lượng, đảm bảo tính khách quan và trung thực.

• Cung cấp file Word dễ chỉnh sửa, có hướng dẫn điền chi tiết, sẵn sàng sử dụng ngay.

Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng bản tham khảo mới nhất

Dưới đây là mẫu nội dung ngắn gọn mà bạn có thể tham khảo soạn trên máy hoặc viết tay:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

......, ngày ...... tháng ...... năm 20xx

BIÊN BẢN XÁC NHẬN HÀNG LÕI / KÉM CHẤT LƯỢNG

(V/v: Kiểm tra, ghi nhận tình trạng hàng hóa không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật / chất lượng)

• Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua;

• Căn cứ Hợp đồng kinh tế / Đơn đặt hàng số: .................... ký ngày ..../..../2026 giữa các bên;

• Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa thực tế và yêu cầu kiểm tra chất lượng lô hàng.

Hôm nay, vào lúc ...... giờ ...... phút, tại kho / địa điểm giao nhận hàng hóa tại địa chỉ: Xã/Phường ............................................, Tỉnh/Thành phố ........................; chúng tôi gồm có các bên đại diện dưới đây tiến hành lập biên bản kiểm tra và xác nhận tình trạng hàng hóa:

1. ĐẠI DIỆN BÊN GIAO HÀNG (BÊN BÁN / BÊN CUNG CẤP):

• Tên doanh nghiệp / cá nhân (in hoa): [TÊN CÔNG TY / ĐƠN VỊ CUNG CẤP]

• Đại diện theo ủy quyền / Chức vụ: Ông/Bà .................................................... Chức vụ: ........................

• Số điện thoại liên hệ: ...................................

2. ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN HÀNG (BÊN MUA / BÊN KIỂM HỢP):

• Tên doanh nghiệp / cá nhân (in hoa): [TÊN CÔNG TY / ĐƠN VỊ NHẬN HÀNG]

• Đại diện theo ủy quyền / Chức vụ: Ông/Bà .................................................... Chức vụ: ........................

• Số điện thoại liên hệ: ...................................

NỘI DUNG KIỂM TRA VÀ KẾT QUẢ XÁC NHẬN:

Hai bên cùng tiến hành mở niêm phong, kiểm đếm thực tế và đánh giá chất lượng lô hàng hóa theo đơn đặt hàng / hóa đơn số .................... ngày ..../..../2026. Kết quả cụ thể như sau:

1. Thông tin chung về lô hàng kiểm tra:

• Tên sản phẩm / hàng hóa: ............................................................................................................

• Số lượng theo chứng từ / hóa đơn: .................... Số lượng thực tế kiểm tra: ....................

2. Tình trạng hàng lỗi, kém chất lượng phát hiện thực tế:

• Số lượng hàng bị lỗi / hỏng / kém chất lượng: .................... (chiếm khoảng ......% tổng lô hàng).

• Mô tả chi tiết lỗi kỹ thuật / khuyết tật sản phẩm:

  • Bao bì móp méo, rách vỡ, ẩm mốc hoặc nhãn mác bị mờ, không đúng quy cách cam kết.

  • Sản phẩm bên trong bị trầy xước, biến dạng, nứt vỡ hoặc không vận hành / hoạt động đúng thông số kỹ thuật thiết kế.

  • Chất lượng nguyên vật liệu / thành phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng.

3. Nguyên nhân sơ bộ (theo thống nhất của các bên):

• Do quá trình vận chuyển dọc đường gây va đập / Do lỗi kỹ thuật từ khâu sản xuất của nhà máy / Hoặc nguyên nhân khác: ....................................................................................................

Ý KIẾN VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT CỦA HAI BÊN:

Căn cứ vào tình trạng thực tế hàng hóa nêu trên, hai bên thống nhất đưa ra hướng xử lý đối với phần hàng lỗi / kém chất lượng như sau:

1. Đối với số lượng hàng lỗi (........ sản phẩm):

   • [ ] Bên bán tiến hành thu hồi toàn bộ và đổi trả lô hàng mới đạt chuẩn 100% trong thời hạn ...... ngày kể từ ngày lập biên bản này.

   • [ ] Hoặc giảm trừ trực tiếp giá trị tiền hàng lỗi vào tổng giá trị thanh toán của đơn hàng / đợt thanh toán tiếp theo.

2. Các chi phí phát sinh liên quan đến việc vận chuyển đổi trả, kiểm định lại hàng hóa (nếu có) sẽ do Bên có lỗi chịu trách nhiệm chi trả.

Biên bản này được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 (một) bản để làm căn cứ hạch toán kế toán, xử lý công nợ và thực hiện các cam kết bảo hành, đổi trả.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO HÀNG (BÊN BÁN)(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)	ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN HÀNG (BÊN MUA)(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
(Ký, đóng dấu)	(Ký, đóng dấu)

>>> Để tránh mất thời gian, công sức soạn/viết và căn chỉnh đúng chuẩn. Hãy tải ngay bản full chi tiết trên hệ thống của chúng tôi nhé - bộ file đã có sẵn hướng dẫn điền! Chỉ 1 lần tải để sở hữu file có thể in ra và dùng cho các lần sau!

Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng này là chứng từ pháp lý quan trọng giữa người mua và người bán nhằm giải quyết các tranh chấp về chất lượng sản phẩm, làm căn cứ để xuất hóa đơn điều chỉnh, giảm giá hoặc đổi trả hàng hóa theo đúng quy định kế toán và thương mại năm 2026. Khi lập biên bản, các bên nên chụp lại hình ảnh chi tiết các vị trí lỗi của sản phẩm đính kèm theo biên bản để tăng tính minh bạch và chính xác.

Thành phần nội dung trong Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng

Để đảm bảo Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng có giá trị pháp lý cao nhất, văn bản cần có các nội dung cơ bản sau:

1. Thông tin chung và thành phần tham dự

• Tên Đơn vị lập Biên bản (Đơn vị nhận hàng/Sản xuất), Số Biên bản, Địa điểm kiểm tra (Kho hàng, Xưởng sản xuất) và Thời gian lập Biên bản cụ thể.

• Căn cứ lập biên bản: Hợp đồng mua bán số.../Phiếu nhập kho số.../Tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng theo Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007.

• Thành phần tham dự:

  • Đại diện Bên giao/Bên bán: Người đại diện/Cán bộ giao hàng/Kỹ thuật.

  • Đại diện Bên nhận/Bên mua: Trưởng bộ phận KCS/Kỹ thuật/Thủ kho.

2. Nội dung xác nhận lỗi và chất lượng

• Thông tin lô hàng: Ghi rõ Tên hàng hóa, Số lượng lô hàng ban đầu, Ngày giao hàng.

• Tiêu chuẩn kiểm tra: Ghi rõ Tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã hoặc Yêu cầu chất lượng cụ thể được áp dụng.

• Kết quả kiểm tra:

  • Số lượng hàng lỗi: Ghi rõ số lượng thực tế kiểm tra được xác định là hàng lỗi/hư hỏng.

  • Mô tả lỗi chi tiết: Mô tả cụ thể lỗi (Ví dụ: Bị móp méo, Sai màu sắc, Thiếu linh kiện, Không đạt cường độ chịu lực...), phân loại mức độ lỗi (Lỗi nhẹ, Lỗi nặng, Hỏng hoàn toàn).

  • Nguyên nhân sơ bộ: Ghi nhận nguyên nhân ban đầu (Ví dụ: Do quá trình vận chuyển, Do lỗi sản xuất, Do bảo quản không đúng).

• Đề xuất xử lý: Đề xuất phương án xử lý thống nhất (Ví dụ: Trả lại 100% hàng lỗi; Yêu cầu giảm giá 20% trên giá trị hàng lỗi; Yêu cầu Bên bán thay thế).

3. Kết luận và Chữ ký xác nhận

• Kết luận của các bên: Xác nhận thông tin về hàng lỗi là chính xác và thống nhất phương án xử lý đã đề xuất.

• Trách nhiệm tiếp theo: Xác nhận các bên sẽ tiến hành các bước tiếp theo (Ví dụ: Bên bán nhận lại hàng lỗi trong 03 ngày; Kế toán tiến hành hạch toán giảm trừ công nợ).

• Chữ ký: Chữ ký và họ tên đầy đủ của Đại diện Bên giao/Bên bán và Đại diện Bên nhận/Bên mua.

>>> Click "TẢI NGAY" Mẫu Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng & File hướng dẫn điền mẫu đơn chi tiết, in ra và sử dụng.

Hướng dẫn tải và điền Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng

Để tải và sử dụng mẫu Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng một cách nhanh chóng và tiện lợi, quý khách vui lòng thực hiện theo quy trình 5 bước sau:

• Bước 1: Bấm vào nút “Tải ngay” tại trang biểu mẫu Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng.

• Bước 2: Quét mã QR thanh toán hoặc sao chép nội dung chuyển khoản chính xác để hệ thống xác thực tự động.

• Bước 3: Chờ 3–5 giây, hệ thống sẽ tự động chuyển sang màn hình tải file Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng.

• Bước 4: Tải xuống file Word Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng và file hướng dẫn điền chi tiết.

• Bước 5: (Khuyến nghị) Nhập thông tin liên hệ để được hỗ trợ khi hoàn thiện hợp đồng. Mẫu Văn Bản thường gửi quà tri ân cho khách hàng trong các dịp đặc biệt.

Ý nghĩa của Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng

Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng là văn bản pháp lý then chốt, giải quyết tranh chấp thương mại và xử lý kế toán.

Một thỏa thuận được soạn đúng chuẩn giúp:

• Hợp pháp hóa quá trình: Ghi nhận chính thức sự không phù hợp của hàng hóa với hợp đồng theo Luật Thương mại 2005.

• Căn cứ Xử lý: Là cơ sở vững chắc để Doanh nghiệp tiến hành các nghiệp vụ kinh tế (như xuất trả hàng, lập phiếu giảm giá, hạch toán chi phí) theo Luật Kế toán 2015.

• Minh bạch hóa: Giúp phân định trách nhiệm vật chất giữa Bên bán và Bên mua, hoặc giữa các phòng ban nội bộ trong Doanh nghiệp.

Việc sử dụng Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng đúng chuẩn là biện pháp quản lý rủi ro và tuân thủ pháp luật quan trọng nhất.

>>> Click "TẢI NGAY" Mẫu Biên bản xác nhận hàng lỗi kèm chất lượng & File hướng dẫn điền mẫu đơn chi tiết, in ra và sử dụng.

Mẫu Văn Bản – Hệ thống biểu mẫu pháp lý, hành chính và hợp đồng chuẩn Việt Nam.